不動産管理会社のリーシング業務の課題と解決事例
賃貸不動産管理会社の、よくある募集業務の課題と解決事例集です。物確電話やFAX請求が多くて仕事が進まない、申込書の不備が多い、物件情報更新が煩雑等の課題を、業務効率化システムで解決した事例をご紹介します。
★仲介様から毎日大量の物確電話がかかってきて、他の仕事が手につかない。
★最新の空き状況を確認するため、仲介様から同じ物件について何度も電話がかかって来る。
★休日や夜間にも、担当者の携帯電話に電話がかかかってくるので、気が休まる間がない。
★仲介様が、いつでもネットで物件確認や図面・空室一覧の出力、内見方法の確認ができるので、電話で問い合わせる必要がなくなった。その結果、電話の本数が激減した。
★定休日や営業時間外でも空室確認、内見方法の確認ができるので、仲介様のご紹介回数がアップした。
★基幹システムや物確システム、ポータルサイト等、使っているシステムがバラバラで、空室状況の一元管理ができない。あちこちで空室確認をしなければならない。
★入居申込書にミスや不備が多く、仲介様と何度も確認のやり取りをしなければならない。
★物確.comだけ見れば、最新の空室状況を確認できるようになった。
★FAXの申込書もシステムが自動で認識して即部屋止めになるので、常に最新の空室状況をリアルタイムで確認できるようになり、空室確認の電話が激減した。
★スマホを使ったWEB申込み受付で、FAXや申込書への記入や転記が不要になり、情報の入力・送信・管理が簡単・スムーズに。進捗状況も簡単に確認できるようになった。
★複数のポータルサイトや業務システムで、物件情報・募集情報を、いちいち入力しなければならない。
★更新・延長・募集終了のたびに、あちこちで更新作業をしなければならない。
★物件情報を、大手ポータルサイトにも自動コンバートして、簡単に一括更新できるようになった。
★物件情報の入力作業や、更新・延長・募集終了の作業時間を大幅に短縮できた。
★仲介様から物件資料FAXの請求電話が多く、1日に何度も業務を中断して、FAXの前に移動、送信しなければならない。
★当たり前のように負担している「FAX通信料」が、管理会社の永続的なコストになっている。
★仲介様がネットで綺麗な図面や空室一覧を出力し、帯替えも簡単にできるので、電話で請求する必要がなくなった。その結果、FAXの送信回数が激減した。
★仮に仲介様から電話がかかってきても、ネットで物件を選んで「送信」をクリックするだけで送信完了。いちいちFAXの前に移動して、何枚もFAX送信する「手間」も「時間」も必要なくなった。
★アナログ回線を使ったFAX送信で、通信料を削減できた。
★物確電話の本数や内見回数等、物件の引き合い件数を手動で計測するしかなく、正確な数値がまったく把握できない。
★定量的なデータ、判断材料がないので、適切な入居率アップ施策・空室対策を実施できない。
★経営陣やオーナー様への報告に必要な、データの集計・分析が全くできていない。
★部屋ごとの図面参照回数や内見回数、仲介会社ごとのアクセス数がわかるので、キャンペーン等、適切な入居率アップ施策・空室対策の実施や、効果分析もできるようになった。
★リーシングレポートの作成も楽にできるようになった。
システム導入効果試算
※管理会社全体で１日に200回の電話・FAX対応をしている場合
※社員１人の月実働時間＝1日８時間×21日＝168時間で計算した場合
某管理会社様のデータ
導入後4年間で、物確対応の自動化が順調に進行し、仲介様のご利用回数は倍増。業務の大幅な効率化と、ビジネスの着実な成長を実現されています。
仲介様がネットで図面をクリック・印刷した回数
仲介様がネットで内見予約をした回数
仲介様がネットで物件の入居申込書を取得した回数
